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Terminos y Condiciones

DineroNegocios.com Articulo sobre como ganar dinero o crear un negocio de agencia de viajes, venta de paquetes vacacionals, boletos de avion y hospedaje, negocio para emprendedores, caracteristicas, ventajas, tramites, sugerencias, etc.

·Tu negocio: Una agencia de viajes 

Significado de una agencia de viajes y su labor 

Las agencias de viajes ofrecen diferentes tipos de servicio en beneficio del cliente, que va desde la reservación del transporte, el alojamiento en hoteles, hasta la programación de tours y el arrendamiento de autos. (Generalmente entre un 8 y un 10 por ciento), así como también de los hoteles, quienes les reconocen con un pago del 5 al 15 por ciento; trabajan igualmente en estrecha cooperación con los operadores de tours (considerada como tienda mayorista). 

¿Que son las AVV?

Son empresas que a través de la organización de su personal debidamente capacitado, acerca el producto turístico al consumidor.

La información que tales empresas le ofrecen a sus clientes, la obtienen gracias a los prestatarios de servicios turísticos como son los hoteles, apartamentos, Tour, operadores, etc. y con los cuales las AVV tienen capacidad legal para hacer contratos, por eso la información se localiza muy cerca del consumidor. 

Clasificación de las agencias de viajes 

Mayoristas: Elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes combinados para su venta a las minoristas. Las mayoristas no pueden ofrecerlos directamente al consumidor, por lo tanto son las agencias minoristas quienes las ofrecen.

Minorista: Éstas comercializan el producto de los mayoristas vendiéndolo directamente al usuario turístico. Así también proyectan, elaboran, organizan o venden al turista toda clase de servicios y viajes combinados, no pudiendo ofrecer ni comercializar sus productos a través de otros servicios.

Agencias de Viajes de acuerdo a su Publicidad 

1.- Si la agencia esta ubicada en un determinado lugar que recibe mucho turismo, su publicidad estará orientada hacia la información y venta de aquellos servicios que le serán de utilidad al viajero mientras visita ese punto de destino.

2.- En cambio si la agencia de viajes tiene su negocio en zonas que generan corriente de turista pero hacia otros lugares, su publicidad se inclinara hacia la venta de tours y servicios a este tipo de clientes potenciales. 

Clasificación de las agencias de viaje de acuerdo a su actividad 

• Emisoras: donde está la gente que tiene intención de viajar.
• Receptoras: se ubica donde llega el turismo de masas.
• Agencia emisora - receptiva.
• Clasificación de las agencias de viajes de acuerdo al producto o mercado que manejan
• Por producto: trabajo, excursiones, investigación.
• Mercado: gente de la 3ª edad, estudiantes, deportistas, familias.

Clasificación según el tráfico de viajeros  

Emisoras (outgoing): Las agencias de esta categoría se enfocan en enviar viajeros a áreas geográficas distintas del lugar donde se encuentra la propia agencia.

Receptivas (incoming): Se ocupan de atender o traer turistas de otras áreas geográficas al lugar donde la agencia se localiza. Tienen dos modalidades: las situadas en zonas de gran afluencia turística y las agencias de viajes grandes o medianas que cuenta con departamentos receptores.

Agencias emisora-receptiva: Organizan el tráfico en ambos sentidos, el 35,8% de las agencias son de este tipo. El enfocarse en una u otra categoría dependerá de la experiencia con la que cuente la agencia, sin embargo, sea un caso u otro, es conveniente que antes la empresa lleva a cabo un estudio de mercado, para saber cual es la más conveniente y los proveedores con los que puede contar.  

Clasificación de la agencia de viajes, según el canal de distribución  

Agencias inplant: Pequeñas oficinas o dependencias que las agencias de viajes instalan en empresas de clientes potenciales, con el fin de atender eficientemente los servicios que estas solicitan. Oficinas que normalmente cuentan con uno o dos empleados, los cuales están en constante contacto con los viajeros de tal empresa.

Agencias de viajes por franquicia: En este caso la franquiciadora concede a la agencia franquiciada, el derecho de explotar el negocio siguiendo unas técnicas comerciales uniformes, le aporta también la marca, la imagen corporativa, el Know How (el saber hacer), los productos, la formación de los trabajadores, el plan de marketing y la gestión de las compras. Por su parte la agencia franquiciada pagará una cuota periódica a la franquiciadora. 

Agencias de viajes virtuales  

Estas nacieron debido al cada vez mayor uso del Internet. Hoy en día miles de personas en todo el mundo, pueden hacer las reservaciones de su viaje de negocios o sus vacaciones familiares.

Esta nueva modalidad de viajar se ha ido convirtiendo más que en una amenaza, en un reto para las agencias de viajes tradicionales, las cuales ya comienzan a ofrecer además de sus servicios directos, aquellos que puede hacer a través de Internet.

Aunque esta modalidad ha presentado algunos inconvenientes como el pago y la privacidad de la información, estos problemas han ido disminuyendo, por lo que cada vez más gente opta por hacer sus reservaciones a través de este medio.

Las agencias de viajes virtuales ofrecen los siguientes servicios: Viajes vacacionales, doméstico independiente, sencillo, sentimental (luna de miel, aniversario de bodas. etc.), viaje de todo incluido, viajeros de tránsito, solitario, familiar, viajes de incentivo. 

Funciones 

Función asesora 

• Implica informar claramente al viajero sobre las características de los destinos, los servicios que obtendrá así como quien se los proveerá y los viajes existentes.
• Se le debe ayudar al cliente en la selección del viaje más adecuado de acuerdo a sus necesidades específicas.
• Para cumplir con esta primera función es necesario tener amplias fuentes de información; para lo cual es necesario contar con varios sistemas:

 
a) Sistemas computarizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR).

b) Disponer de conexiones vía Internet, esto para estar en contacto con sus clientes, así como para sus relaciones con los proveedores de servicios turísticos.

c) Tener una recopilación de mapas, manuales técnicos, guías y bibliotecas especializadas de folletos.

d) Es necesario también que la agencia cree su propio banco de datos, con ello podrá ofrecer información exclusiva y personalizada y guardar información sobre los clientes, muy valiosa a la hora de llevar a cabo determinadas campañas de marketing.  

• Es esencial la adecuada comunicación de la agencia con el viajero, así sabrá con mayor exactitud las necesidades y expectativas que el cliente ha puesto en el viaje. Por lo tanto la agencia debe contar con gente profesional y experta en destinos y viajes, que tenga una adecuada preparación cultural y técnica y además con la capacidad de poder captar las necesidades de los clientes.
• Otro punto muy importante que entra dentro de esta primera etapa es la ubicación de la agencia y el equipo apropiado con el que se pueda lograr el contacto personalizado con el mercado.

Función de intermediario 

Esta función comúnmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes concretarán la reservación, la renta o venta de los siguientes grupos de servicios:  

- Servicios de forma aislada:

• Billetes para un determinado medio de transporte.
• Alojamientos en establecimientos dentro del hotel.
• Alojamientos en establecimientos extrahoteleros.
• Entradas para determinados espectáculos culturales o deportivos.
• Renta de autos o salones para fiesta y congresos.
• Pólizas de seguro de viajes.
• Venta de guías turísticas.

-Servicios de viajes combinados: Estos son ofertados generalmente por mayoristas o tour operadores; en este caso la función mediadora de la agencia se torna en mera función distribuidora.  

-Servicios subsidiarios:

• Cambio de divisas.
• Cambio y venta de cheques de viajes.
• Modificación o cancelación de reservaciones.
• El tramitar la documentación necesaria para el viaje como el pasaporte o la visa.

-Servicios de representación de proveedores, destinos u otras agencias de viajes: En tal caso la agencia de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto está asumiendo el riesgo de la operación.

Con la introducción de la nuevas tecnologías de información, la función mediadora de la agencias de viajes es más susceptible, debido a que muchas veces ya no se necesita de su participación para hacer el trato directo entre el proveedor del servicio turístico y el cliente.  

Aun así el hacer la operación a través de la empresa, tiene la ventaja de que la agencia tiene un poder de compra a mayor escala, esto le da la posibilidad de negociar y abaratar los productos, con lo que en definitiva el cliente sale beneficiado.  

Es muy importante entonces que la agencia elija bien a los proveedores, que concedan licencias y le exigían fianzas para que actúe en su nombre.  

La función mediadora en una agencia de viajes se desarrolla de la siguiente manera:

1.- El proveedor del producto turístico le da a la agencia la información necesaria sobre sus servicios y los documentos o billetes que formalizan la venta.

2.- La agencia conoce y promueve los servicios de sus proveedores vendiéndolos a sus clientes al precio que éstos han fijado.

3.- La agencia una vez que ha recibido el dinero por parte del cliente sobre el producto, lo guarda o deposita y liquida con el proveedor.

4.- El proveedor se compromete a abonar la comisión acordada con la agencia por tal venta. Es imprescindible que en esta función, exista entre la agencia y el proveedor la formalización de un contrato. 

Función organizacional 

La agencia puede diseñar, organizar, vender y operar viajes y productos turísticos combinando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes. 

Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfaits (viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente).

La función organizacional está gestionada por tour operadores y agencias mayoristas.  

Para llevarla a cabo se tienen que cumplir algunos puntos:  

• Se tiene que hacer una investigación permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como también las ofertas de la competencia.
• La agencia debe ser creativa para diseñar nuevos productos que le permitan diferenciarse de la competencia.
• Ofrecer calidad en el servicio, esto se refiere desde la adecuada elección de los proveedores hasta en el trato a los clientes.
• Costos adecuados y accesibles.
• Ir un paso adelante y no limitarse a organizar viajes, sino ampliar constantemente sus actividades, por lo que además puede organizar congresos, ferias, cruceros, eventos deportivos, etc.

El precio de venta al público se obtendrá sumando el precio negociado con el proveedor más el porcentaje de las agencias. 

Funciones Técnicas 

a) Planear el programa que se pretende llevar a cabo, tanto para la empresa como para los clientes.

b) Diseñar viajes, para ello hay que investigar con los proveedores, tener varias alternativas y realizar las contrataciones necesarias.

c) Organización y distribución de las plazas, asegurándose de vender solo las que vengan.

d) Tener el control de las operaciones, estar al tanto de como se va desarrollando el viaje. 

Funciones Financieras

1. El conocimiento y análisis de la estructura económica-financiera de la empresa.
2. Elaborar y analizar presupuestos.
3. Idear un método adecuado para generar ingresos, organizar y supervisar gastos, así como de cobros y pagos para que se realicen de manera oportuna.

Función Contable 

Es el llevar un control adecuado de los registros contables de las agencias, los cuales son muy útiles y obligatorios, ya que sirven para conocer el estado financiero en que se encuentra la empresa, además de que es información que los proveedores solicitan, los posibles inversionistas, los empleados y hasta la opinión pública.  

Función Social 

Para que la agencia lleve a cabo de la mejor manera posible esta función se requiere:  

1.- La implantación de sistemas de aprendizaje y actualización, de tal manera que estimule al trabajador y se le integre en un plan de formación.

2.-Crear una estructura satisfactoria del trabajo, en el que se contemplen condiciones favorables que lleven al empleado a valorar lo.

3.- Tomar muy en cuenta el bienestar del personal y darle lo que les corresponde (vacaciones, días festivos).

4.- Se debe también aplicar un carácter laborar riguroso entre los representantes de la empresa y los trabajadores. Establecer y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.  

Función Comercial 

En este aspecto se pretende conectar a la agencia con el exterior, tanto por medio de los proveedores como de los consumidores y con ello mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa.  

Función Administrativa 

Esta función abarca la planificación, organización mando y control de todas las actividades que se realizan en la agencia; algunas sobre todo las grandes empresas tiene departamentos que llevan a cabo estas funciones, en cambio para las pequeñas quien las realiza es el director. 

El agente de viajes y sus funciones 

Una persona con este cargo, debe contar con conocimientos y habilidades , pero además debe cumplir ciertas funciones:

1. Planear y elaborar itinerarios individualmente, viajes individuales y viajes en grupo. Nueve de cada diez agencias organizan viajes en grupo.
2. Ofrecer y vender viajes ya organizados.
3. Hacen las reservaciones necesarias en hoteles, moteles, alojamiento en zonas de veraneo, comidas, alquiler de coches, visitas turísticas, traslado de pasajero y equipajes de las terminales a los hoteles y entradas a espectáculos especiales, como festivales de música y teatro.
4. Deben conocer para aconsejar al cliente, sobre los muchos detalles implicados en los viajes actuales, tales como el seguro del equipaje y el de viajes, material de estudio de idiomas, cheques de viajes, cambio de moneda extranjera, documentos necesarios (visados y pasaporte) y requisitos médicos (inmunizaciones y vacunas).
5. Debe tener conocimiento sobre los horarios de conexiones entre trenes, aviones, precios de hoteles, su calidad, características, si los precios incluyen impuestos y descuentos locales.
6. Hacer reservaciones para la realización de algunas actividades en especial, tales como peregrinaciones religiosas, convenciones y viajes de negocios, viajes gastronómicos y deportivos. Las convenciones y los viajes de negocios conforman la mitad del negocio de las agencias de viajes.

Trámites para abrir una agencia de viajes 

1) Dirigirse a la Secretaría de Turismo, localizada en Av. Presidente Masaryk No. 172 Col. Chapultepe Morales C.P.11587 México,D.F. Tel. 30026300.

2) Consultar la página de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria: www.cofemer.gob.mx.

3) Acudir al Módulo de Asistencia al Contribuyente (SHCP) más cercano a su domicilio.

4) En la página www.contactopyme.gob.mx le ofrecen información sobre los trámites a realizar por estado y actividad. Si requiere más información comunicarse a Dirección General de Capacitación e Innovación Tecnológica:  
Insurgentes Sur 1940, Piso 7, Col Florida 01030. 
TEL. 52296100 Ext. 32119. 
E-mail jmlopez@economia.gob.mx.

5) Puede también ser orientado al respecto, a través del Centro de Información Empresarial "Primer Contacto". 
TEL.:01-800-410-2000 - Tel.52296262. 
Atención Personalizada: 
Av. Insurgentes Sur 1940 P.B, Col. Florida. 
C.P. 01030. 
Delegación Álvaro Obregón. 
México, D.F. 
Horario: 9:00 a 17:00 Hrs.

6) De igual manera en la Secretaria de Economía: www.economia.gob.mx, puede obtener información.  

Sugerencias para una agencia de viajes exitosa 

• Adaptar e implementar en el negocio las nuevas tecnologías de información como parte integral de los servicios al cliente, esto le permitirá ahorrar dinero y ser más competitivo.
• El arduo trabajo y la capacitación constante del personal de la agencia, son elementos indispensables en su desarrollo y éxito.
• Ubicarse y anunciarse en la red, tener su propia página Web, con ello las agencias de viajes consiguen un incremento significativo de sus incentivos y comisiones.
• Contemplar como una alternativa más para mantener a la vanguardia su agencia de viajes, a las empresas proveedoras de servicios TI, éstas cuentan con programas para acceso exclusivo de agencias, en el cual pueden elegir reservaciones en línea o acceder a los servicios exclusivos propuestos por los proveedores, obtener información sobre acuerdos preferenciales, proveen herramientas de marketing directo, se ocupan de campañas publicitarias, actualizaciones diarias, videos de los productos o destinos, etc.
• Anteriormente una agencia podía mantenerse sólo de la reservación de vuelos, pero con la llegada de las aerolíneas de bajo costo, los márgenes se redujeron; por lo tanto, el negocio ahora se debe enfocar entre otras cosas en todo lo que va alrededor del viaje.
• Las agencias de viajes deben buscar la rentabilidad también en los servicios de valor agregado, como venta de cruceros, renta de autos o seguros de viaje.
• Hoy en día en que la venta de boletos es primordialmente por Internet, se debe introducir nuevo planes de trabajo en la agencia y enfocarse hacia el turismo de naturaleza, una industria joven y atractiva para los turistas y donde México es uno de los cinco primeros mega mercados mundiales en este tipo de turismo y además en donde los servicios terrestres juegan un papel fundamental.
• Es importante también buscar el apoyo y la alianza no sólo con otras agencias de viajes sino con toda la cadena de suministro, ya que en la Confederación Nacional de Asociaciones de Agencias de Viajes (CONAAV), se reúnen todas las áreas comerciales que la agencia requiere, como por ejemplo navieras, arrendadoras, líneas aéreas y proveedores de servicios TI, con el objetivo de trabajar en conjunto para obtener mejores y mayores resultados para todos.

Unos de los portales más interesantes para colocar su nueva empresa puede ser: http://www.zonaturistica.com/agencias.php

http://www.yellow.com.mx/cgi-bin/yellow/espanol/Viajes/Agencias_de_Viajes/e

http://www.agencias-de-viajes.com/ 

ya que son algunos de los portales más solicitados por las personas para buscar una agencia de viajes. 

Recuerde que las agencias de viajes también deben de buscar su clientela en lugares donde se expiden visas y pasaportes, recuerde que la muchas veces uno tiene que buscar a sus clientes, por favor no se quede en un situación cómoda dentro de su empresa, busque nuevos horizontes para lograr sus objetivos.

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Bibilografia:

http://www.trabajo.com.mx/tu_negocio_una_agencia_de_viajes.htm

http://www.trabajo.com.mx/significado_de_una_agencia_de_viajes_y_su_labor.htm

http://www.trabajo.com.mx/surgimiento_y_evolucion_de_las_agencias_de_viajes.htm

http://www.trabajo.com.mx/clasificacion_de_las_agencias_de_viajes.htm

http://www.trabajo.com.mx/funciones_de_una_agencia_de_viajes.htm

http://www.trabajo.com.mx/el_agente_de_viajes_y_sus_funciones.htm

http://www.trabajo.com.mx/tramites_para_abrir_una_agencia_de_viajes.htm

http://www.trabajo.com.mx/sugerencias_para_una_agencia_de_viajes_exitosa.htm

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